GMail: Anhänge aufräumen, Speicherplatz befreien

GMail Speicherplatz

GMail (bzw. „Google Mail“) war bereits mit dem Start der Beta Phase 2004 die Top 1 im E-Mail Speicherplatz, als GMX, web.de & Co gerade mal noch wenige Megabyte zur Verfügung stellten. GMail erhöhte den Speicherplatz in kleinen Schritten immer weiter bis 15GB im Jahre 2013 und war damit immer unangefochtener Spitzenreiter. (via) Seit 2013 gibt es jedoch keine Speicherupgrades mehr, außer durch spezielle Aktionen. Beispielsweise hat Google damals seinen neuen Sicherheitscheck (mehr zum Thema Google Sicherheit hier) angepriesen und 2GB mehr Speicherplatz für alle Anwender des Checks verteilt. Nur dank dieser Aktion bin ich noch nicht an mein Speicherlimit gelangt.

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Nichtsdestotrotz ist es irgendwann mal soweit: Der Speicherplatz wird knapp! Sinnvoll ist es, an der Stelle anzupacken, die den größten Anteil des Speicherplatzverbrauches verursacht. Das werden die Mails mit Anhängen sein. Ausmisten befreit hier schnell einige hundert Megabyte.

Für diese Aufgabe wird das Google Sheets Addon „Save Email and Attachments“ benutzt. Das Addon kann nicht nur Anhänge und Mails herunterladen, es kann mit Hilfe von Regeln flexibel angepasst werden und die Downloads werden direkt in einen Google Drive Ordner kopiert. Anschließend lassen sich die Anhänge aus diesem Ordner einfach herunterladen und die entsprechenden Mails löschen.

Mail Anhänge aufräumen

Im ersten Schritt wird das Addon autorisiert und dann geht es auch schon los, die Regel für den Download wird definiert. Welches Label, Von, An, Betreff, Datum und ähnliche Angaben schränken die Auswahl der Mails ein. Mit der Option „Save email body“ wird jede E-Mail, die auf die Suchkriterien der Mail zutrifft, als PDF heruntergeladen. Hübsch ist diese PDF-Ansicht nicht, nutzt lieber MailStore Home oder andere Tools für einfache Mailbackups. Wichtiger dagegen die Option „Save file attachments“ – hiermit werden E-Mail-Anhänge heruntergeladen. Ohne die „email body“ Option werden hier also wirklich nur Anhänge geladen, keine Mails dazu. Am Ende wird noch der Google Drive Zielordner bestimmt – wenn ihr hier einen neuen Ordner benutzen wollt, müsst ihr den vorher über Drive händisch erstellen und dann dort auswählen.

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Erstellte Regeln werden stündlich automatisch im Hintergrund ausgeführt. Das Addon kann also auch als eine Art Anhang-Backup benutzt werden. Alternativ lässt sich die Regel auch direkt manuell ausführen, was zum einmaligen Aufräumen sinnvoller sein mag. Die Mails werden verarbeitet, die Anhänge zu Drive transferiert und der Fortschritt in einer Tabelle visuell festgehalten:

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Die letzten zwei Schritte sind abhängig davon, ob ihr Speicherplatz freiräumen wollt. Da der Speicherplatzverbrauch von GMail und GDrive zusammengerechnet werden, müsst ihr die Anhänge aus Drive herunterladen UND die Mails mit diesen Anhängen löschen, damit der Speicherplatz final in GMail frei wird. 

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Anhänge aufräumen ist eine der Möglichkeiten, den GMail Speicherplatz wieder zu befreien. Im nächsten Artikel gehe ich auf das automatische Bereinigen alter Mails ein.

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